Da Privatfahrten den Gewinn nicht mindern dürfen, ist eine sog. Nutzungsentnahme als Betriebseinnahme gegenzurechnen. Für deren Bewertung kommt entweder die pauschale 1 %-Methode oder die Fahrtenbuch-Methode in Betracht.

Wird das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb genutzt, ist der die Pendlerpauschale übersteigende Kostenanteil zusätzlich zu versteuern.

Beim Pauschalverfahren bemisst sich der Entnahmewert für den Firmenwagen für jeden Monat der Nutzung mit 1 % des inländischen Brutto-Listenpreises. Als Listenpreis gilt die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich Sonderausstattung. Es ist unerheblich, falls die tatsächlichen Anschaffungskosten unter dem Listenpreis liegen. Zur Vermeidung einer Übermaßbesteuerung darf der pauschale Nutzungswert die Gesamtkosten des Fahrzeugs nicht überschreiten (Kostendeckelung).

Ein selbstständiger Arzt nutzt einen VW-Golf mit einem Brutto- Listenpreis von € 28.000 überwiegend betrieblich. Ein Fahrtenbuch führt er nicht. Die Gesamtkosten einschließlich Abschreibung betragen € 9.000 und werden in der Gewinnermittlung der Praxis als Betriebsausgaben behandelt.

Für die Privatnutzung sind nach der 1 %-Methode € 3.360 als Betriebseinnahme anzusetzen (12 Monate mit je 1 % von € 28.000, 12 × € 280).

Somit verbleibt per Saldo eine Gewinnminderung i.H.v. € 5.640 (€ 9.000 ./. € 3.360). Als Alternative kann der Unternehmer die privat gefahrenen Kilometer und die darauf entfallenden Aufwendungen exakt ermitteln. Führt er diesen Einzelnachweis, kann er die häufig günstigere Fahrtenbuch-Methode beanspruchen. Dafür müssen die tatsächlichen Aufwendungen für das Auto feststehen und die betrieblich und privat gefahrenen Strecken und weitere Angaben in einem Fahrtenbuch täglich festgehalten sein. Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum genügen nicht.

Die laut Fahrtenbuch privat gefahrenen Strecken, multipliziert mit den Kosten je Kilometer, ergeben den anzusetzenden gewinnerhöhenden Entnahmewert. Nach dem gleichen Schema ist der Zuschlag für die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte zu ermitteln.

Ein Fahrtenbuch ist zeitnah und in geschlossener Form zu führen. Nicht jede Unstimmigkeit bei den Eintragungen führt zur Versagung des Fahrtenbuchs. Kleinere Mängel bleiben ohne Folgen, wenn die Angaben insgesamt plausibel erscheinen. Wird das Fahrtenbuch verworfen, kommt das Pauschalverfahren zum Ansatz.

Verwendet der Unternehmer ein privates Fahrzeug nur für gelegentliche Betriebsfahrten, gehört nur der betriebliche Kostenanteil zu den Betriebsausgaben. Er kann mit einem Kilometersatz von € 0,30 geschätzt werden.