Allerdings gibt es eine Menge formaler Hürden, die für eine wirksame Kündigung zu beachten sind. Zunächst einmal muss die Kündigung schriftlich erfolgen und eigenhändig unterschrieben sein. Auch ein notariell beglaubigtes Handzeichen ist zulässig, eine unverbindliche Paraphe mit einem Namenskürzel reicht jedoch nicht aus. So kann eine Kündigung ebenfalls unwirksam sein, wenn sie nur mit „i.A.“ unterzeichnet wurde.

Sofern nicht der Unternehmer selbst oder der gesetzliche Vertreter des Arbeitgebers unterschreibt, benötigt der Unterzeichner grundsätzlich eine Vollmacht. Aus Arbeitgebersicht empfiehlt sich daher, die schriftliche Original-Vollmacht dem Kündigungsschreiben beizufügen. Anderenfalls kann der Arbeitnehmer die Kündigung zurückweisen. Für eine wirksame Zurückweisung muss der Arbeitnehmer darauf achten, dass er unverzüglich handelt. Nach allgemeiner Rechtsauffassung reicht dafür eine Woche aus. Darüber hinaus muss die Kündigung als Original verschickt werden, eine Kopie oder ein Telefax reichen nicht aus. Wird das Kündigungsschreiben dem Arbeitnehmer unmittelbar übergeben, sollte der Arbeitgeber sich den Erhalt quittieren lassen oder einen Zeugen hinzuziehen. Denn der Zeitpunkt, an dem eine Kündigung zugestellt worden ist, kann bei möglichen nachfolgenden Auseinandersetzungen eine wichtige Rolle spielen und den Zugang der Kündigung muss der Arbeitgeber beweisen.

Verweigert der Arbeitnehmer, das Kündigungsschreiben an sich zu nehmen, so reicht es nach Ansicht einer neueren Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts aus, wenn das Kündigungsschreiben in seiner unmittelbaren Nähe abgelegt wird, sodass er es ohne Weiteres an sich nehmen kann. Selbstverständlich kann eine Kündigung auch zugestellt werden während der Arbeitnehmer krank, im Urlaub oder aus anderen Gründen zeitweilig abwesend ist. Die Frist von 3 Wochen für die Kündigungsschutzklage, in der er gegen seine Entlassung vorgehen kann, beginnt grundsätzlich mit Zugang der schriftlichen Kündigung.

Solche formellen Unwirksamkeitsgründe, von denen hier nur einige aufgegriffen worden sind, spielen nicht nur bei einer Auseinandersetzung vor den Arbeitsgerichten eine große Rolle, sondern auch bei außergerichtlichen Vergleichsverhandlungen. Deshalb sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer gut beraten, sich im Vorfeld – spätestens unmittelbar nach Ausspruch der Kündigung – von einem Anwalt fachkundig beraten zu lassen.